GDPR – Zásady zpracování osobních údajů

Petr Kostka
se sídlem Mlýnská 104, Dolní Lhota 74766, IČO 04549902
 

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vážení zákazníci, obchodní partneři a veřejnosti,

dokument, který právě čtete, obsahuje základní informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte, a jsme odhodláni je v maximální možné míře chránit. Rovněž se snažíme být ve vztahu k vám co nejvíce transparentní v tom, jak vaše osobní údaje zpracováváme. 

Vzhledem k nové legislativě Evropské unie bylo toto informační memorandum připraveno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).

Toto informační memorandum předkládá základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni poskytnout. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování vašich osobních údajů, se nás neváhejte kontaktovat na e-mailové adrese info@vivoostrava.cz nebo na telefonu +420 732 538 176. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší korespondenční adrese Mlýnská 104, Dolní Lhota, 747 66.

Kdo je správcem osobních údajů?

Správcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení. 

Správcem osobních údajů je Petr Kostka se sídlem Mlýnská 104, Dolní Lhota 747 66, identifikační číslo 04549902

Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů?

Pověřenec pro ochranu osobních údajů je osoba, která je zkušená v oblasti ochrany osobních údajů a dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo tak, jak má, zejména v souladu s příslušnými právními předpisy. Rovněž je to nejpovolanější osoba pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů.

 Správce rozhodl, že není dle nařízení GDPR (čl. 37) povinen jmenovat oficiálního pověřence pro ochranu osobních údajů. 

K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?

Správce provádí mnoho činností, o kterých by vás rád informoval. Zpracování, které správce provádí, se různí v závislosti na vztahu, v jakém s námi jste. 

Pokud jste kandidát, který by se rád stal součástí našeho týmu, pak zpracováváme vaše osobní údaje

• na základě (před)/smluvní povinnosti využíváme vaše osobní údaje k

  • náboru a zajištění výběrového řízení na obsazovanou pracovní pozici;

Pokud jste návštěvníkem našich firemních prostor, pak zpracováváme vaše osobní údaje

•  na základě našich oprávněných zájmů a využíváme je k

  • řízení přístupu do společnosti;

  • řízení ochrany majetku a osob v prostorách naší společnosti, kde pořizujeme kamerové záznamy vaší osoby v souvislosti s vaším pohybem.

Pokud jste návštěvníkem našich internetových stránek, pak zpracováváme vaše údaje

• na základě smluvní povinnosti a využíváme je k

  • plnění obchodního vztahu mezi Vámi a námi;

• na základě vašeho souhlasu a využíváme je pro

  • účely vedení statistiky návštěvnosti a další související analýzy jako třeba informace o tom, kolik času jste na našich stránkách strávili nebo kolikrát jste je v minulosti navštívili (analytické a marketingové cookies)

  • účely komunikace s Vámi na základě kontaktního formuláře

  • zasílání marketingových nabídek

Pokud jste naším zákazníkem, pak zpracováváme vaše osobní údaje

• na základě našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetích stran a využíváme je k

  • evidenci zákazníků;

• na základě smluvní povinnosti využíváme vaše osobní údaje k

  • činnostem souvisejících s prodejem zboží, jako je doručení vámi objednaného zboží, příprava poptávky/nabídky, kontaktování z důvodu zaslání poptávky/nabídky, příprava návrhu smlouvy na základě vaší poptávky, příprava (zálohové) faktury, reklamace atd.

Pokud jste našimi dodavateli nebo partnery, pak zpracováváme vaše osobní údaje

• na základě našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetích stran a využíváme je k

  • evidenci dodavatelů či partnerů;

• na základě smluvní povinnosti využíváme vaše osobní údaje k

  • kontaktování za účelem zaslání nabídky nebo doručení zboží zákazníkovi.

Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Při poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od vás vyžadován souhlas. Pokud správci souhlas se zpracováním osobních údajů k marketingovým účelům neudělíte, neznamená to, že by vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.

 Souhlas se zpracováním osobních údajů využíváme pro níže uvedené účely zpracování, a to jen tehdy, když nám svůj souhlas udělíte:

• zpětná vazba od zákazníka, kterou následně zveřejníme na našich internetových stránkách, v nabídkových či produktových listech, katalozích nebo v našem časopise, a to včetně vašich referencí, pokud nám je dáte;
• pokud se rozhodnete pro odebírání novinek z webu (newsletter);
• pokud se účastníte námi pořádaných firemních nebo veřejných akcí, školení a workshopů;
• pokud budete souhlasit s evidencí v databázi uchazečů o práci;

Nezapomeňte, že tento souhlas můžete vzít kdykoliv zpět a my smažeme osobní údaje, které o vás máme a u nichž existuje možnost jejich smazání. Nejsme však schopni smazat některé údaje, pro které nám udělíte svůj souhlas se zpracováním, a to zejména pokud dáte svolení s jejich použitím v PR článcích a videích, která vznikla za účelem marketingu a propagace společnosti, v novinkách s vašimi referencemi, které zasíláme klientům emailem, pokud o ně požádají atd.

Jak byly osobní údaje získány?

Osobní údaje správce získal přímo od vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, registru dlužníků nebo profesních registrů. Dále správce mohl získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání vašich osobních údajů a se kterými spolupracuje, a dále z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam vy sám/sama umístil/a.

Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?

K zajištění vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajištění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracováváme jakožto správce osobních údajů následující kategorie osobních údajů:

 a)    základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, rodné číslo a identifikační číslo, podpis;

b)    kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;

c)    informace o využívání produktů a služeb správce – jedná se o údaje o tom, jaké produkty jste u správce měli sjednané a jaké využíváte nyní;

d)    informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, z kontaktních formulářů na internetových stránkách;

e)    fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách, čísla bankovních účtů;

f)     informace o realizované zakázce

g)    informace o vstupech do areálu

h)    informace z životopisů, které sami uvedete a nám prostřednictvím životopisu sdělíte

i)     informace pro potřeby marketingu – promoakce, obchodní sdělení, věrnostní programy

Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.

Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy, nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?

Jako správce osobních údajů zpracováváme vaše osobní údaje. To znamená, že musíme mít účel, pro který vaše osobní údaje shromažďujeme. Pro plnění našich zákonných povinností jsme v některých případech povinni poskytovat vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů:

• Zdravotní pojišťovny

• Finanční úřad

• Česká správa sociálního zabezpečení

Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme též služeb externích zpracovatelů. Využíváme následující kategorie zpracovatelů:

• Externí firma zajišťující marketingové služby

• Externí účetní firma

• Správce webové prezentace

• Přepravní společnosti

• Společnosti zajišťující cloudové služby

• Společnosti zajišťující skladový software

Se všemi zpracovateli jsou uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů tak, aby ochrana Vašich osobních údajů byla zaručena v maximální možné míře.

 Dále se jedná o případy poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení.

 Vaše osobní údaje však zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a v podobě nutné k dosažení účelů uvedených v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů.

Budeme osobní údaje předávat do třetích zemí mimo Evropskou unii?

Ne

Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?

Vaše osobní údaje budou uchovávány po celou dobu trvání smlouvy a následně po dobu nezbytně nutnou pro zajištění právních nároků ze smlouvy plynoucích, tzn. do doby, dokud se naše vzájemná práva a povinnosti mohou stát předmětem soudního sporu. S ohledem na promlčecí lhůty, stanovené občanským zákoníkem a daňové povinnosti, budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, ne však déle, než je zákonem stanovené minimum.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu, na kterou jste nám udělili souhlas, pokud tento souhlas neodvoláte. Vaše osobní údaje můžeme uchovávat i po ukončení takového procesu, pokud je to nezbytné v souvislosti s jakýmkoli skutečným nebo potenciálním sporem (např. potřebujeme tyto osobní údaje k určení nebo obhajobě právních nároků); v takovém případě budeme Vaše osobní údaje uchovávat až do ukončení takového sporu. V případě udělení souhlasu v souvislosti s marketingovými aktivitami správce, zpracováváme Vaše osobní údaje max. 2 roky od udělení Vašeho souhlasu.

Osobní údaje pořízené za účelem ochrany majetku a osob v areálu společnosti (kamerový systém) budou uchovávány po dobu maximálně 14 dní od pořízení záznamu.

Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

Pro účely zpracování, zejména marketingových a analytických činností a vedení Vašeho zákaznického účtu, používá Správce v určitých případech profilování. To znamená, že prostřednictvím automatizovaného zpracování osobních údajů vyhodnocujeme vybrané faktory a informace o uživatelích, zejména jejich aktivity na Vivobarefoot, včetně uskutečněných nákupů, historie prohlížených nabídek a využívaných služeb. Cílem je analyzovat jejich chování a vytvořit prognózy do budoucna. To nám umožňuje lépe přizpůsobit zobrazovaný obsah individuálním preferencím a zájmům našich potenciálních zákazníků.

Co jsou to cookies?

Cookies jsou textové soubory, které naše webová stránka odešle do prohlížeče, respektive vašeho zařízení, ze kterého naše webové stránky prohlížíte (tedy například telefon, tablet, počítač). Umožňují nám vás rozeznat a podle toho přizpůsobit naše webové stránky, provést analýzu vašeho chování, zobrazit vám určitý obsah aj.

 Jaké typy cookies u nás používáme?

Technické, funkční – ty jsou nutné k tomu, abychom vám zobrazili naše webové stránky a fungovaly vám tak, jak mají.

Analytické – tyto nám pomáhají analyzovat, jak fungují naše webové stránky z hlediska chování návštěvníků a podle toho web případně přizpůsobovat a měnit.

Marketingové – díky těmto cookies můžeme my nebo třetí strany po vaší návštěvě přizpůsobit nabídku našich služeb. Tato nabídka se vám potom může zobrazovat i mimo naše webové stránky.

 Můžeme takové cookies zpracovávat?

S technickými, funkčními cookies můžeme pracovat na základě právních předpisů. Bez nich bychom vám naše služby nemohli poskytnout.

Analytické a Marketingové cookies můžeme zpracovávat na základě vašeho souhlasu.

 Jak jde zabránit využívání cookies?

V první řadě bychom chtěli uvést, že cookies, které sbíráme za účelem měření návštěvnosti webu a vytváření statistik týkající se návštěvnosti a chování návštěvníků na našem webu, se posuzují v podobě hromadného celku a tím pádem v podobě, která neumožňuje identifikaci jednotlivce.

Cookies nezbytné pro funkčnost webu jsou vždy uchovány pouze po dobu nezbytně nutnou pro jeho fungování.

Nejjednodušší cesta, jak v práci s cookies zabránit, je přes nastavení vašeho prohlížeče, kde si můžete cookies zablokovat.

 Více o cookies se dozvíte na odkazu „Nastavení cookies“ v zápatí našich webových stránek.

Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?

Správce dělá vše pro to, aby zpracování vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Osobní údaje, ke kterým správce získá přístup, jsou pod nepřetržitou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Správce disponuje moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.

 Jak můžete svá práva uplatnit?

Svá práva (včetně práva podat námitku) uplatňujete u Správce osobních údajů. Můžete se na nás obrátit osobně nebo písemnou formou a to e-mailem anebo zasláním žádosti (ke stažení na našich webových stránkách) do datové schránky naší společnosti. Musíme provést ověření totožnosti (kromě datové schránky), abychom nenarušili soukromí jiné fyzické osoby při krocích vedoucích k uplatnění vašich práv. 

 Veškerá sdělení a vyjádření k vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat nejpozději do 30 dní od obdržení žádosti.

Právo na informace o zpracování vašich osobních údajů

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

 Pokud správce hodlá dále vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto memorandu, to vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

 Právo na přístup k osobním údajům

Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

 Právo na opravu

Pokud došlo na vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

 Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

 Právo na omezení zpracování

Správce zpracovává vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

 Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, aby správce poskytl vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

 Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://uoou.gov.cz/

 Právo odvolat souhlas

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to buď vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla správce, nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci v závislosti na skutečnosti, jak byl tento souhlas získán.

Závěrečná ustanovení

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi vámi a naší společností jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.

 Toto Informační memorandum o zpracování osobních údajů nabývá účinnosti 1.5.2020 a bylo naposledy aktualizováno dne 20.12.2025..